Office Manager DMS Version 18.0 erhältlich

Office Manager DMS Major-Upgrade 18.0 verfügbar
Die neue Office Manager DMS Version 18.0 ist da. Das Upgrade liefert neue Funktionen in den Bereichen DSGVO, GoDB und Blockchain Revision und bietet eine verbesserte Benutzeroberfläche.

DSGVO-konformes Löschkonzept und zusätzliche Revisionssicherheit
Die seit Mai 2018 verbindliche Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) bringt erhebliche Neuerungen in den Anforderungen an den Schutz von personenbezogenen Daten mit sich. Der Office Manager DMS 18.0 hilft dem Anwender bei der Erfüllung der neuen rechtlichen Maßgaben, welche die DSGVO und der GoDB erfordern. Mit dem Office Manager DMS 18.0 können unter anderen Aufbewahrungsfristen definiert und Dokumente nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden.

Dokumente und personenbezogene Daten endgültig und nachweisbar löschen
Gemäß Artikel 17 der DSGVO dürfen personenbezogene Daten in der Regel nicht mehr unbefristet elektronisch gespeichert werden und sind stattdessen nach Ende einer Aufbewahrungsfrist zu löschen. In Office Manager DMS 18.0 kann nun jeder Dokumentkategorie eine Aufbewahrungsfrist zugeordnet werden. Dabei gelten für wichtige und nicht definierte Dokumentklassen Mindestaufbewahrungsfristen. Ist die Frist abgelaufen kann das Dokument aus dem Archiv gelöscht werden. Zugleich wird das Löschdatum von einem Internet-Zeitserver bestätigt und dadurch Manipulationen vorgebeugt. Das DMS erlaubt nun auch das Festlegen eines Datenschutzbeauftragten und blendet diese Information fortan in allen datenschutzrelevanten Dialogen ein.

In gleichen Zug wurden die Lösch-Funktionen optimiert: Ab sofort ist das Entfernen von Dokumentversionen nur zulässig, wenn auch das Hauptdokument endgültig gelöscht werden darf. Dateien, die von mehreren Datensätzen verlinkt sind, genießen einen besseren Schutz. Und bei abgelehnten oder gescheiterten Löschversuchen im Skript wird eine Meldung eingeblendet.

Auch der GoBD Modus hat mit dem Ausbau der Revisionssicherung eine Überarbeitung spendiert bekommen: Wurden nachträgliche Änderungen an relevanten Dateiattributen bisher nur protokolliert, werden sie jetzt auch während einer Dokumentenrevision aufgelistet. Der Benutzer wird vor einer Änderung darauf aufmerksam gemacht.

Documentchain: Revisionssicherheit mittels dezentraler Blockchain
Office Manager 18.0 bietet mit der Integration der Documentchain noch ein weiteres neues Feature. Dokumentinformationen lassen sich mit dem Office Manager DMS 18.0 in einer öffentlichen Blockchain ablegen und dadurch eine verbesserte Bestätigung der Revisionssicherheit wichtiger Belege und Verträge erzielen. Anwender können später nachweisen, dass ein Dokument zu einem angegebenen Zeitpunkt vorhanden und seitdem nicht mehr verändert worden ist.

Modernisierte Benutzeroberfläche und neuer PDF Viewer
Neben zahlreichen neuen Funktionen bietet Office Manager 18.0 auch eine überarbeitete Benutzeroberfläche. Nutzer dürfen nun zwischen unterschiedlichen Stilen auswählen und Farb- und Textgestaltung nach Belieben anpassen. Die PDF-Vorschau wurde ebenfalls erheblich verbessert: Zum Laden der Dokumente werden nun mehrere Hintergrundprozesse verwendet, beim zwischenzeitlichen Wechsel des Datensatzes wird der Ladevorgang abgebrochen. Ab sofort kann mit Standardtasten und Mausrad vollkommen unkompliziert durch die Dokumentseiten geblättert werden. Die Optimierungen betreffen auch den neuen Fujitsu ScanSnap iX1500 mit der Treiber-Software ScanSnap Home.

Technische Details
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Office Manager 18.0